Términos de Servicio

Estos términos regulan el uso de la plataforma Ax1, operada por Casa Espiritu S.A.S. y disponible en https://ax1.co. Al acceder y utilizar nuestros servicios, aceptas cumplir con estos términos. Si no estás de acuerdo con alguna parte, por favor abstente de usar la aplicación.

1. Descripción del servicio

Ax1 es una herramienta web B2B que permite a los usuarios automatizar tareas contables, tributarias y de conciliación bancaria mediante:

• Integración con servicios de correo electrónico (Gmail) para leer documentos fiscales.
• Integración con sistemas contables (p. ej., SIIGO).
• Integración con DRUO para conectar cuentas bancarias y procesar transacciones autorizadas por el usuario.

2. Acceso a la cuenta de Gmail

Ax1 solicita el scope gmail.readonly (solo lectura) exclusivamente para leer correos relacionados con facturación electrónica y documentos tributarios. No enviamos correos ni entrenamos modelos de IA con esta información.

3. Casos de uso aprobados (políticas de Google)

El uso de la API de Gmail cumple con el caso aprobado por Google: "aplicaciones que usan información de correos electrónicos para proporcionar servicios de monitoreo o reportes en beneficio del usuario". Ax1 no distribuye spam, no exporta correos masivamente ni elude filtros.

4. Responsabilidad del usuario

El usuario se compromete a:

• Proporcionar información veraz y actualizada.
• Configurar correctamente las integraciones con su sistema contable y sus cuentas bancarias.
• Autorizar de forma consciente los permisos de Gmail y DRUO.
• Revisar periódicamente las operaciones y datos automatizados.

5. Almacenamiento de información

Ax1 almacena únicamente la información necesaria para prestar el servicio:

• Datos de facturas electrónicas y referencias contables.
• Registros básicos de transacciones bancarias procesadas (monto, fecha y referencia).

No almacenamos credenciales bancarias ni correos completos.

6. Eliminación de cuenta y datos

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de todos tus datos escribiendo a soporte@ax1.co. El proceso se completa en un máximo de 10 días hábiles, salvo que la ley exija conservar cierta documentación.

7. Modificaciones al servicio

Ax1 puede modificar, suspender o finalizar cualquier funcionalidad (incluidas integraciones) en cualquier momento. Notificaremos los cambios sustanciales a los usuarios registrados.

8. Legislación aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa se resolverá ante la jurisdicción competente de Bogotá D.C., Colombia.

9. Conexión bancaria mediante DRUO

Ax1 utiliza DRUO para conectar la(s) cuenta(s) bancaria(s) del usuario y procesar transacciones desde y/o hacia dichas cuentas. Al habilitar esta integración, el usuario:

• Declara y garantiza que la información proporcionada sobre sí mismo y, si aplica, sobre su negocio, es exacta y completa.
• Autoriza a Ax1 a compartir dicha información con DRUO exclusivamente para la prestación de los servicios contratados.
• Autoriza a Ax1, a través de DRUO, a generar validaciones y a efectuar débitos o créditos en la(s) cuenta(s) conectada(s), según las obligaciones derivadas de este acuerdo o de otros pactos entre las partes.

El usuario acepta el tratamiento de sus datos conforme a la Política de Privacidad y los Términos de DRUO, disponibles en https://druo.com. DRUO es responsable de la seguridad y el cumplimiento normativo de la infraestructura bancaria utilizada.

10. Limitación de responsabilidad y exoneración de garantías

Ax1 es una plataforma tecnológica que pone a disposición de los usuarios herramientas de automatización. En ningún caso la prestación del servicio constituye asesoría contable, legal, tributaria o financiera.

• Exclusión de responsabilidad frente a entes de control: Ax1 no es responsable, directa ni indirectamente, frente a la DIAN, autoridades tributarias, entes de control o cualquier tercero por el uso que el usuario haga de la plataforma, ni por el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales o regulatorias que corresponden única y exclusivamente al usuario.
• Datos ingresados por el usuario: El usuario reconoce y acepta que es el único responsable por la exactitud, integridad y veracidad de los datos que ingresa, procesa o transmite a través de Ax1.
• Resultados de la plataforma: Ax1 no garantiza que los resultados de los procesos automatizados sean libres de errores, omisiones, duplicaciones, retrasos o inconsistencias, y no asume responsabilidad por las consecuencias de su uso.
• Decisiones del usuario: El usuario es responsable por cualquier decisión contable, tributaria, financiera o de negocio que adopte con base en la información o reportes generados por la plataforma.
• Renuncia de garantías: Ax1 se ofrece "tal cual" ("as is"), sin garantías expresas o implícitas de idoneidad para un propósito particular, disponibilidad continua o ausencia de errores.
• Limitación de daños: En ningún caso Ax1 será responsable por daños directos, indirectos, incidentales, consecuenciales, punitivos o de cualquier otra naturaleza que resulten del uso o imposibilidad de uso del servicio.
• Indemnidad: El usuario se compromete a mantener indemne a Ax1, sus administradores y empleados, frente a cualquier reclamación, sanción, multa o proceso derivado del uso indebido de la plataforma o del incumplimiento de obligaciones legales o tributarias del usuario.

11. Política de cancelaciones y reembolsos

El Cliente podrá solicitar la cancelación de su suscripción o servicio en cualquier momento. La cancelación evitará renovaciones y cobros futuros que no correspondan a obligaciones previamente adquiridas, pero no dará lugar automáticamente al reembolso de los valores ya pagados.

La cancelación de la renovación automática deberá solicitarse antes de la siguiente fecha de cobro. Una vez generado un nuevo cobro, cualquier solicitud de devolución estará sujeta a la presente política.

11.1. Plazo para solicitar devoluciones

Salvo cuando exista un derecho irrenunciable reconocido por la legislación aplicable, las solicitudes voluntarias de devolución deberán presentarse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha del pago o de la activación del servicio, lo que ocurra primero.

Una vez transcurrido este plazo, los pagos realizados serán definitivos y no reembolsables. En consecuencia, la cancelación posterior de un plan mensual, anual o de cualquier otro periodo no dará lugar a la devolución total ni parcial de los valores pagados, aunque el Cliente no haya utilizado la totalidad de los documentos, funcionalidades, cupos o tiempo contratado.

11.2. Valores no reembolsables

No se reembolsará el valor correspondiente a:

• Documentos, transacciones, consultas, integraciones o funcionalidades que ya hayan sido utilizados, procesados o consumidos.
• El periodo durante el cual el servicio estuvo habilitado y disponible para el Cliente, independientemente de que este lo haya utilizado efectivamente.
• Servicios de configuración, implementación, capacitación, desarrollos personalizados o servicios adicionales que ya hayan sido prestados, iniciados o puestos a disposición del Cliente.
• Certificados digitales, licencias, servicios o productos adquiridos a terceros, cuando estos hayan sido activados, emitidos, comprados o contratados por Ax1.
• Comisiones, costos de pasarelas de pago, gastos bancarios u otros costos cobrados por terceros que no sean recuperables por Ax1.

11.3. Planes anuales y pagos por cuotas

Los planes anuales se contratan por un periodo completo de doce (12) meses. La cancelación anticipada por decisión del Cliente no generará derecho a la devolución total o parcial del valor correspondiente al periodo restante.

Cuando el pago haya sido acordado por cuotas, estas se entenderán como una facilidad para pagar el valor total contratado y no como la adquisición independiente de periodos mensuales, documentos o servicios separados.

Por lo tanto, la cancelación anticipada, la falta de uso del servicio o la decisión del Cliente de no continuar utilizándolo no extinguirán las cuotas pendientes ni las demás obligaciones de pago previamente adquiridas.

En caso de que una devolución sea aceptada o legalmente exigible, Ax1 realizará una liquidación que tendrá en cuenta el tiempo durante el cual el servicio estuvo disponible, los documentos y recursos utilizados, los servicios prestados, los costos asumidos y los demás valores no reembolsables.

Si los pagos realizados por el Cliente superan el valor resultante de dicha liquidación, se devolverá el saldo correspondiente. Si los pagos realizados son iguales o inferiores al valor liquidado, no habrá lugar a devolución. Cuando exista un saldo pendiente por servicios prestados, utilizados, contratados o comprometidos, este continuará siendo exigible.

11.4. Costos de procesamiento de la devolución

Siempre que sea posible, los reembolsos se realizarán mediante el mismo medio de pago utilizado por el Cliente.

Cuando el reembolso deba realizarse mediante transferencia a una cuenta bancaria, Ax1 podrá descontar del valor a devolver una tarifa de procesamiento de cincuenta mil pesos colombianos (COP $50.000).

Esta tarifa no se aplicará cuando la devolución se origine en un cobro duplicado, un error atribuible a Ax1, un incumplimiento comprobado de Ax1 o cuando la legislación aplicable prohíba efectuar dicho descuento.

El Cliente deberá suministrar información bancaria completa, correcta y verificable. Ax1 no será responsable por retrasos o errores causados por información incorrecta suministrada por el Cliente.

11.5. Situaciones atribuibles al Cliente

No procederán devoluciones cuando la imposibilidad de utilizar el servicio sea consecuencia de causas atribuibles al Cliente, incluyendo, entre otras:

• Falta de configuración o implementación por causas atribuibles al Cliente.
• Pérdida, bloqueo o uso incorrecto de credenciales.
• Suministro de información incompleta o incorrecta.
• Incumplimiento de los requisitos técnicos informados.
• Falta de entrega de accesos, documentos o información necesaria para prestar el servicio.
• Decisión del Cliente de no utilizar el servicio.
• Indisponibilidad, restricciones o fallas de plataformas de terceros que se encuentren fuera del control razonable de Ax1.

11.6. Excepciones legales

La presente política no limita los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente conforme a la legislación colombiana aplicable.

Las restricciones aquí establecidas no serán aplicables cuando la devolución se origine en un cobro duplicado, un error atribuible a Ax1, un incumplimiento comprobado de Ax1 o cuando exista una obligación legal de efectuar la devolución.

11.7. Fuerza mayor, caso fortuito y eventos fuera del control de Ax1

a. Alcance

Ax1 no será responsable por retrasos, interrupciones o imposibilidad total o parcial de prestar el servicio cuando estos sean consecuencia directa de hechos imprevisibles, irresistibles y ajenos a su control razonable, constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la legislación colombiana.

b. Eventos cubiertos

Estos hechos podrán incluir, entre otros:

• Desastres naturales, incendios, conflictos armados, disturbios o epidemias.
• Actos de autoridad, cambios regulatorios imprevistos y órdenes administrativas o judiciales.
• Interrupciones generalizadas de energía, telecomunicaciones o internet.
• Ataques informáticos de gran escala y fallas generalizadas de proveedores esenciales de infraestructura tecnológica.

También podrán considerarse eventos fuera del control razonable de Ax1 las interrupciones, restricciones o cambios sustanciales en los servicios de la DIAN, proveedores de software contable, entidades financieras, proveedores de correo electrónico, servicios en la nube, interfaces de programación —API— u otras plataformas de terceros indispensables para el funcionamiento de determinadas funcionalidades, siempre que Ax1 no haya causado el evento y haya adoptado medidas razonables para prevenir o reducir sus efectos.

c. Comunicación y mitigación

Ax1 informará al Cliente sobre la situación dentro de un plazo razonable desde que tenga conocimiento de ella y realizará esfuerzos comercialmente razonables para restablecer el servicio, implementar alternativas disponibles y mitigar sus consecuencias.

d. Medidas que Ax1 podrá adoptar

Cuando el evento produzca una interrupción sustancial y continua del servicio, Ax1 podrá, según la naturaleza y duración de la afectación:

• Suspender temporalmente las obligaciones directamente afectadas mientras persista el evento.
• Reprogramar la prestación de servicios pendientes.
• Extender el periodo contratado por un tiempo equivalente al de la interrupción sustancial.
• Otorgar créditos de servicio para ser utilizados posteriormente.
• Sustituir temporalmente una funcionalidad por otra alternativa razonablemente equivalente.

e. Efectos sobre indemnizaciones y devoluciones

La suspensión o interrupción causada por fuerza mayor, caso fortuito o eventos fuera del control razonable de Ax1 no dará lugar automáticamente a indemnizaciones, sanciones ni devoluciones.

f. Terminación por interrupción prolongada

Cuando la imposibilidad sustancial de prestar la parte principal del servicio se mantenga durante más de treinta (30) días calendario continuos, cualquiera de las partes podrá terminar la parte afectada del servicio mediante comunicación escrita.

En ese caso, Ax1 realizará una liquidación de los valores pagados, teniendo en cuenta:

• El periodo efectivamente prestado o durante el cual el servicio estuvo disponible.
• Los documentos y recursos utilizados.
• Los servicios ya ejecutados.
• Los costos asumidos.
• Los demás conceptos no reembolsables establecidos en esta política.

Cuando exista un saldo pagado correspondiente exclusivamente a un periodo futuro que no pueda ser prestado como consecuencia definitiva del evento, Ax1 podrá, a elección del Cliente y según resulte aplicable, extender la vigencia del servicio, reconocer un crédito para servicios futuros o devolver dicho saldo. No serán reembolsables los costos de terceros, certificados digitales, implementaciones, configuraciones, desarrollos ni otros valores que ya hayan sido ejecutados o que no puedan ser recuperados por Ax1.

g. Exclusiones

No se considerarán fuerza mayor, caso fortuito ni eventos fuera del control de Ax1 las situaciones derivadas de negligencia, incumplimiento, falta de mantenimiento razonable, insuficiencia previsible de infraestructura, errores evitables o decisiones internas atribuibles a Ax1.

h. Derechos irrenunciables

Esta disposición no limita los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente de conformidad con la legislación colombiana aplicable.

Contacto

Si tienes preguntas sobre estos términos, contáctanos en soporte@ax1.co